Esto es todo lo que debes saber sobre un albarán

Esto es todo lo que debes saber sobre un albarán

Si eres autónomo, el concepto de albarán es uno de los imprescindibles en tu día a día. Si quieres saber en qué consiste, su utilidad, los tipos que existen y su significado legal, no dejes de leernos porque a continuación te vamos a mostrar todo lo necesario para que lo conozcas a la perfección.

Definición de albarán

Se puede definir el albarán como un documento mercantil a través del cual se acredita la entrega del producto o servicio acordado, eximiendo así al vendedor de cualquier problema que pueda haber tras la entrega. Se trata de un documento imprescindible para demostrar la conformidad de ambas partes en la transacción. Normalmente, del albarán se emiten tres copias: una para el vendedor, otra para el comprador y una tercera para el transportista.

El albarán obliga legalmente a entregar una mercancía a la otra parte en las condiciones previamente establecidas. En caso contrario, servirá a la parte compradora para reclamar la mercancía o los posibles incumplimientos de lo acordado en la orden de compra. El albarán firmado permite al vendedor exigir el pago de la factura al comprador en caso de morosidad.

Los albaranes los elabora la persona que envía la mercancía. En el momento en el que el comprador la recibe, debe firmar el documento conforme ha llegado en las condiciones establecidas. El vendedor debe recibir una copia firmada del albarán donde conste la información del momento y la forma en la que se ha llevado a cabo la transacción.

Asimismo, el albarán también sirve a la empresa de transporte encargada, si la hubiera, de trasladar el pedido para controlar los pedidos que recibe y una garantía de que ha sido entregado correctamente. El vendedor, en caso de tener que hacer varias entregas a un comprador, puede hacer varios albaranes y, al final, reunir el total de las transacciones en una misma factura.

¿Quiénes intervienen en un albarán?

Son varias las personas que intervienen en un albarán, las cuales son las siguientes:

  • El que vende el producto o servicio: la parte prestataria se encarga de generar y emitir el albarán detallando las condiciones acordadas en un presupuesto anterior.
  • El que compra el producto o servicio: es muy importante que, antes de firmar cualquier documento comercial, el receptor revise que la mercancía ha sido recibida sin fallos.

Tipos de albaranes

En función de la información o datos que aparecen en él, existen diferentes tipos de albaranes, los cuales se pueden clasificar en dos tipos fundamentales:

Albarán valorado

Es un albarán que incluye el precio individual de cada mercancía, los descuentos que se les apliquen, se especifica el IVA así como el valor total de la transacción. No necesariamente debe ir acompañado de una factura.

Se puede definir como el justificante de entrega que se adjunta con el producto ya entregado. Además del contenido mínimo imprescindible para conocer los datos de la entrega y de la mercancía, este tipo de albarán deberá incluir el importe, lo que es el precio unitario de cada producto. Aunque es un tipo de albarán que solo posee efectos informativos y no tributarios.

Es un documento que se utiliza por parte de las empresas que facturan por períodos de tiempo determinados, ya que se emite información sin haber emitido la factura correspondiente.

Albarán sin valorar

En este tipo de albarán se especifica la cantidad de la mercancía y se acompaña con una descripción de ella, sin indicar su valor económico, tanto el valor unitario como el precio final. Únicamente se describen los productos y se acompaña con la factura.

Es un albarán que se usa como documento mercantil, para que así las empresas puedan dejar constancia de las operaciones comerciales que han efectuado. Sobre todo, se utiliza cuando la empresa ha de facturar en períodos de tiempo diversos y es, concretamente, el tipo de albarán que ha de acompañar a las mercancías cuando la factura se emite con la entrega.

¿Cuáles son las diferencias entre albarán y factura?

La gran diferencia con una factura es que un albarán no tiene funciones tributarias y no es obligatorio en una transacción comercial. En cambio, la factura sí que lo es. Debes tener claro que el albarán no es una factura, no la sustituye, por lo que no hay que confundirlo.

La factura es el documento que justifica el pago de una operación comercial y tiene efectos tributarios y validez fiscal. Es por eso or lo que la factura debe contener los datos fiscales del comprador y vendedor, la cantidad del producto o servicio objeto de la operación y el IVA aplicado.

Cómo hacer un albarán

A la hora de elaborar un albarán, un primer consejo es contar con el presupuesto o bien con la confirmación del pedido efectuado por el cliente. Con esto, será mucho más fácil confeccionar este documento y te ahorrarás bastante trabajo.

Con la lista de productos del envío, se incluirán, asimismo, los datos identificativos de comprador y vendedor. Hoy en día, cada vez son más frecuentes los albaranes enviados por email, con la ventaja de servir de recordatorio al cliente de la mercancía a entregar.

Al elaborar un albarán, se debe incluir en él la siguiente información:

  • Número de albarán y fecha de emisión.
  • Datos del comprador o cliente: nombre, apellidos o razón social, domicilio, teléfono y CIF o NIF.
  • Datos del vendedor.
  • Productos: especificación de los artículos que se envían, la cantidad y una pequeña referencia de los mismos.
  • Firma del receptor.

Significado legal del albarán

Los albaranes son documentos puramente puramente mercantiles y, por lo tanto, no tendrán valor alguno ante la Agencia Tributaria. La obligación de conservar un albarán de entrega junto a la factura, se origina en el momento en que en dichas facturas hacen referencia expresa a estos documentos, siendo la factura un mero resumen de ellos pero sin especificar su contenido.

Si en la factura no hay detalle de lo que se ha vendido, sino que se limita a mostrar el número de albarán sin ninguna otra información, será en esta cuestión, en la que el albarán vaya acompañado de la factura. Esto se hace así ya que sin el albarán no tenemos información legal suficiente para que las facturas tengan valor, por lo que es indispensable conservar el albarán cuando se dé este supuesto.

Se debe tener en cuenta que el albarán no es un documento válido a efectos fiscales si no se acompaña de la factura que lo menciona. Si recibimos una entrega de mercancías y nos dejan un albarán, debemos asegurarnos de que luego nos envían la factura ya que el albarán, por sí solo, no sirve para deducir impuesto alguno.