23 Sep Descubre cómo hacer las nóminas para tus trabajadores
Si eres un empresario con trabajadores, a final de mes, estos lo que querrán es recibir la nómina con sus salario. Si acabas de emprender y tienes dudas sobre cómo elaborar las nóminas de tus trabajadores, no te preocupes porque a continuación vamos a ofrecerte todo lo que necesitas saber para elaborar las nóminas de los trabajadores de la mejor forma posible.
Definición de nómina
Se puede definir la nómina como aquel documento que indica el salario que percibe el empleado de forma mensual por el trabajo que ha realizado. La nómina de los empleados incluye información relevante que debes contemplar para poder elaborarla de forma correcta, como pueden ser las aportaciones a la Seguridad Social y las retenciones de IRPF.
Así que tanto si eres una empresa como un autónomo con trabajadores a cargo, será esencial que lleves un correcto registro de las nóminas de tus trabajadores, puesto que son documentos que forman parte de la contabilidad de la empresa.
Información esencial que deben contener las nóminas de tus empleados
Hay una serie de campos que deben aparecer, de forma obligatoria, en la nómina de un trabajador. Si andas un poco perdido y no sabes cuáles son estos, a continuación te los vamos a desglosar para que sepas, en la elaboración de este documento esencial para los trabajadores, cuáles deberías incluir.
A tener en cuenta
Antes de los datos y todas las partes que debe tener una nómina, son varios los puntos del tipo de relación empresa-trabajador que deberás tener claras y que son las siguientes:
- Registro de la actividad: en función de la relación económica establecida con el empleado, hay que tener en cuenta su sueldo, sus posibles beneficios por logros u objetivos. Deberás saber su salario base, sus posibles bonificaciones, sus pagas extras y toda la información relativa a su actividad.
- Tipo de contrato: habrá que tener en cuenta si el trabajador trabaja a media jornada o jornada completa, si el contrato es indefinido o de obra y servicio, entre otras muchas opciones disponibles. Muchas de las retenciones están ligadas al tipo de contrato, por lo que este es un punto clave.
- Información personal de los trabajadores: las posibles bajas de los empleados y su situación personal influye también en la nómina. Así que hay que tener en cuenta desde si el empleado está casado o si tiene hijos o personas a su cargo. Todo ello puede afectar a los complementos salariales que pueda percibir el trabajador.
- Categoría profesional y grupo de cotización: son elementos clave a la hora de realizar la nómina, sobre todo al calcular las bases de cotización de la Seguridad Social.
Partes que componen la nómina
En la parte superior de la nómina se encuentra toda la información de la empresa y los datos completos del trabajador. Entre los datos de la empresa, debe aparecer, de forma obligatoria el nombre de la misma, domicilio fiscal, CIF y Código Cuenta de Cotización.
En cuanto a los datos del trabajador, mientras más aparezcan mejor y los más destacables son los siguientes:
- Nombre, DNI y Número de Afiliación a la Seguridad Social.
- Categoría o grupo profesional.
- Grupo de cotización.
- Fecha de antigüedad (también llamada fecha de ingreso).
- Código de contrato.
Toda nómina es correspondiente a un período de tiempo, así que tendrás que añadir las fechas del mes que se va a abordar y el total de días trabajados.
Tras esto, se encuentran los devengos de la nómina. Estos son los conceptos salariales que el trabajador genera durante el mes trabajado. Es decir, es el salario bruto del trabajador, puesto que aún no se han aplicado las deducciones. En los devengos se incluyen las prestaciones económicas por los servicios del empleado y las percepciones no salariales o extrasalariales, que son los siguientes:
- Salario base.
- Todos los complementos salariales individualizados.
- Horas extra.
- Horas complementarias, en caso de contrato a tiempo parcial.
- Pagas extraordinarias.
- Salario en especie.
Una de las partes más destacable son los complementos salariales. Aunque los hay de muchos tipos, los más comunes son los de tipo personal (en función de antigüedad, cargo, formación y cualquier complemento que haga referencia a las condiciones personales del trabajador); de puesto de trabajo (entre los que destacan por nocturnidad, penosidad, toxicidad y peligrosidad o la turnicidad (que es un complemento que se suele abonar cuando el trabajador realiza turnos rotativos).
En las percepciones salariales, también se añaden las que no forman parte directamente del salario como son las indemnizaciones y las prestaciones de la Seguridad Social.
Tras los devengos, se añaden las deducciones de la nómina. Esta parte la restamos de los devengos e incluye los pagos a la Seguridad Social e IRPF. Los conceptos de deducciones son los siguientes:
- Aportaciones a la Seguridad Social desglosadas.
- IRPF.
- El valor de esa parte de salario en especie.
- Posibles anticipos.
- Otras deducciones.
Cómo entregar la nómina a los trabajadores
Desde una sentencia emitida por el Tribunal Supremo el 22 de junio de 2011, se permite entregar la nómina de forma electrónica, siempre y cuando el trabajador pueda imprimirla, es decir, que pueda tener acceso a ella en formato papel.
En lo que respecta a la firma de la nómina, así como anteriormente un trabajador tenía que firmar su nómina, desde hace un tiempo ya se permite omitir la firma en la nómina siempre y cuando se haga entrega del duplicado del recibo bancario al trabajador. De este modo, puedes entregar la nómina a tus trabajadores en mano, dentro de un sobre cerrado, uno a uno.