¿Cómo hacer una nómina a tus trabajadores?

¿Cómo hacer una nómina a tus trabajadores?

En cualquier negocio, las nóminas son un documento básico en cualquier empresa que cuente con trabajadores contratados. Normalmente, las empresas suelen contar con una persona o departamento entero que tiene la función de calcular y hacer las nóminas de todos los trabajadores. Aunque, puede que estés iniciando un negocio y quieras hacer este trabajo por ti mismo. Es por eso por lo que debes conocer algunos conceptos clave para calcular y crear las nóminas de tus empleados.

Definición de nómina

Se puede definir la nómina como el documento que reciben los empleados por parte de la empresa cada mes y en el que se especifica el sueldo que han recibido ese mes por el trabajo realizado. Aunque es verdad que la nómina es mucho más que eso y es una factura en la que queda reflejada la relación entre empresa y empleado como la aportación del trabajador a la Seguridad Social o la retención del IRPF que se le aplica.

Tanto si eres una empresa o un autónomo con trabajadores a cargo, debes conocer toda esta información y realizarla correctamente ya que las nóminas forman parte de la contabilidad de la empresa y deben contener toda esta información de forma correcta y legal.

¿Qué tener en cuenta al crear una nómina?

Al elaborar una nómina debes tener en cuenta algunos factores que influyen a la hora de calcular la cantidad final que recibirá un empleado por su trabajo y que deberás tener presente a la hora de calcularlas como son:

  • Tipo de contrato: el porcentaje que se cotiza en la Seguridad Social va ligado al tipo de contrato y el porcentaje que se retiene de IRPF depende del sueldo total que se percibe, algo que va ligado al contrato.
  • Situación personal del empleado: para calcular el IRPF es importante saber si el empleado está casado o tiene hijos o personas a su cargo.
  • Convenio colectivo de aplicación: afecta, sobre todo, a los complementos salariales que vaya a percibir el empleado, igual que al cobro de las horas extras o a las percepciones no salariales como son las dietas.
  • Pagas extras: a la hora de aplicar el IRPF es importante saber si las pagas van a estar prorrateadas o si se van a dar en sus partes correspondientes.
  • Categoría profesional y grupo de cotización: son datos que también afectan a la hora de calcular las bases de cotización a la Seguridad Social.
  • Bajas: si el empleado ha estado de baja, ya sea de paternidad o maternidad o médica, también influirá en la nómina.

A la hora de crear una nómina desde cero, vas a poder tener en cuenta muchos detalles así que si te vas a adentrar de lleno en la creación de la nómina estos son los apartados de los que debe constar:

Encabezado

Una nómina empieza con los datos personales de la empresa y del trabajador más la fecha a la que hace referencia la nómina.

Devengos

En esta sección encontrarás todos los conceptos salariales que el empleado ha generado durante el mes trabajado y a los que aún no se les ha aplicado ninguna deducción y que sumados crean el salario bruto del empleado. Estos devengos se dividen entre percepciones salariales y percepciones no salariales. 

Las percepciones salariales son el total de percepciones económicas que recibe el empleado por su trabajo, ya sea en dinero o en especies, más los pluses que perciba y se dividen en: salario base, complementos salariales, horas extraordinarias, pagas extraordinarias y mejoras voluntarias.

Por su parte, las percecpciones no salariales son las que no cotizan a la Seguridad Social y que pueden incluir indemnizaciones o suplidos, indemnizaciones por traslados, prestaciones de la Seguridad Social y cualquier percepción extra que compense los gastos ocasionados al trabajador durante el desarrollo de su actividad (pluses de transporte, kilometraje o dietas).

Deducciones

El tercer apartado de la nómina es en el que aparecen reflejadas las cantidades que se descontar de los devengos y que van a dar como resultado el salario neto del empleado. Cuando vas a elaborar hay una serie de deducciones que debes tener en cuenta como son las siguientes:

  • Aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social y recaudación conjunta.
  • IRPF.
  • Anticipos.
  • Valor de los productos recibidos en especie.
  • Otras deducciones.

Pie de nómina

Por último, la parte que aparece en la nómina es el pie de nómina, en donde aparecen la determinación de las bases de cotización a la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta y aportación a la empresa. En concreto, el pie de nómina queda dividido en 4 columnas, las cuales son las siguientes:

  1. Contingencias comunes.
  2. Desempleo.
  3. Formación profesional.
  4. Fondo de Garantía Salarial.

¿Cuándo se entrega la nómina?

Según el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores indica que un trabajador debe recibir la documentación de su salario a través de la entrega de un recibo individual que sirva como justificante del pago.

La nómina se debe ajustar al modelo oficial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social. Eso sí, mientras que una nómina incluya todos los conceptos incluidos en el modelo y no se altere su denominación, puede incluir modificaciones formales y elementos adicionales con información para el trabajador.

Son muchas las empresas que imprimen las nóminas de sus trabajadores y las dan en mano, otras las envían por correo y hay muchas compañías que ya las envían al correo electrónico. Da igual la forma, lo importante es que lleguen al trabajador y que este conozca cada mes lo que ha cobrado y por qué.