29 Sep ¿Cómo hacer una nómina a tus trabajadores?
En cualquier negocio, las nóminas son un documento básico en cualquier empresa que cuente con trabajadores contratados. Normalmente, las empresas suelen contar con una persona o departamento entero que tiene la función de calcular y hacer las nóminas de todos los trabajadores. Aunque, puede que estés iniciando un negocio y quieras hacer este trabajo por ti mismo. Es por eso por lo que debes conocer algunos conceptos clave para calcular y crear las nóminas de tus empleados.
Definición de nómina
Se puede definir la nómina como el documento que reciben los empleados por parte de la empresa cada mes y en el que se especifica el sueldo que han recibido ese mes por el trabajo realizado. Aunque es verdad que la nómina es mucho más que eso y es una factura en la que queda reflejada la relación entre empresa y empleado como la aportación del trabajador a la Seguridad Social o la retención del IRPF que se le aplica.
Tanto si eres una empresa o un autónomo con trabajadores a cargo, debes conocer toda esta información y realizarla correctamente ya que las nóminas forman parte de la contabilidad de la empresa y deben contener toda esta información de forma correcta y legal.
¿Qué tener en cuenta al crear una nómina?
Al elaborar una nómina debes tener en cuenta algunos factores que influyen a la hora de calcular la cantidad final que recibirá un empleado por su trabajo y que deberás tener presente a la hora de calcularlas como son:
- Tipo de contrato: el porcentaje que se cotiza en la Seguridad Social va ligado al tipo de contrato y el porcentaje que se retiene de IRPF depende del sueldo total que se percibe, algo que va ligado al contrato.
- Situación personal del empleado: para calcular el IRPF es importante saber si el empleado está casado o tiene hijos o personas a su cargo.
- Convenio colectivo de aplicación: afecta, sobre todo, a los complementos salariales que vaya a percibir el empleado, igual que al cobro de las horas extras o a las percepciones no salariales como son las dietas.
- Pagas extras: a la hora de aplicar el IRPF es importante saber si las pagas van a estar prorrateadas o si se van a dar en sus partes correspondientes.
- Categoría profesional y grupo de cotización: son datos que también afectan a la hora de calcular las bases de cotización a la Seguridad Social.
- Bajas: si el empleado ha estado de baja, ya sea de paternidad o maternidad o médica, también influirá en la nómina.
A la hora de crear una nómina desde cero, vas a poder tener en cuenta muchos detalles así que si te vas a adentrar de lleno en la creación de la nómina estos son los apartados de los que debe constar:
Encabezado
Una nómina empieza con los datos personales de la empresa y del trabajador más la fecha a la que hace referencia la nómina.
Devengos
En esta sección encontrarás todos los conceptos salariales que el empleado ha generado durante el mes trabajado y a los que aún no se les ha aplicado ninguna deducción y que sumados crean el salario bruto del empleado. Estos devengos se dividen entre percepciones salariales y percepciones no salariales.
Las percepciones salariales son el total de percepciones económicas que recibe el empleado por su trabajo, ya sea en dinero o en especies, más los pluses que perciba y se dividen en: salario base, complementos salariales, horas extraordinarias, pagas extraordinarias y mejoras voluntarias.
Por su parte, las percecpciones no salariales son las que no cotizan a la Seguridad Social y que pueden incluir indemnizaciones o suplidos, indemnizaciones por traslados, prestaciones de la Seguridad Social y cualquier percepción extra que compense los gastos ocasionados al trabajador durante el desarrollo de su actividad (pluses de transporte, kilometraje o dietas).
Deducciones
El tercer apartado de la nómina es en el que aparecen reflejadas las cantidades que se descontar de los devengos y que van a dar como resultado el salario neto del empleado. Cuando vas a elaborar hay una serie de deducciones que debes tener en cuenta como son las siguientes:
- Aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social y recaudación conjunta.
- IRPF.
- Anticipos.
- Valor de los productos recibidos en especie.
- Otras deducciones.
Pie de nómina
Por último, la parte que aparece en la nómina es el pie de nómina, en donde aparecen la determinación de las bases de cotización a la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta y aportación a la empresa. En concreto, el pie de nómina queda dividido en 4 columnas, las cuales son las siguientes:
- Contingencias comunes.
- Desempleo.
- Formación profesional.
- Fondo de Garantía Salarial.
Con todos estos detalles claros, podrás ponerte manos al a obra y hacer nóminas completas.
¿Cuándo se entrega la nómina?
Según el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores indica que un trabajador debe recibir la documentación de su salario a través de la entrega de un recibo individual que sirva como justificante del pago.
La nómina se debe ajustar al modelo oficial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social. Eso sí, mientras que una nómina incluya todos los conceptos incluidos en el modelo y no se altere su denominación, puede incluir modificaciones formales y elementos adicionales con información para el trabajador.
Son muchas las empresas que imprimen las nóminas de sus trabajadores y las dan en mano, otras las envían por correo y hay muchas compañías que ya las envían al correo electrónico. Da igual la forma, lo importante es que lleguen al trabajador y que este conozca cada mes lo que ha cobrado y por qué.