24 Ago ¿En qué consiste un presupuesto y cómo puedes hacerlo?
Para cualquier trabajador o autónomo, el presupuesto es uno de los elementos clave en su actividad. Eso sí, es un gran desconocido y muchos piensan que se puede elaborar de cualquier forma y que no tiene importancia pero debes saber que es básico para el futuro y buena marcha de tu empresa.
Es por eso por lo que, a lo largo de este artículo, te vamos a ofrecer todo lo que debes saber sobre el presupuesto; desde lo que es hasta cómo debes elaborarlo, sabiendo qué es lo que debe incluir y qué no.
¿Qué es el presupuesto?
Básicamente, se puede definir el presupuesto como el documento en el que quedan recogidos los gastos e ingresos para un proyecto. Todos estos datos aparecen de forma detallada y también se deben definir bien el porqué de dichos costes. El presupuesto es algo vital en el trabajo diario de un emprendedor. Así que no saber cómo realizar un presupuesto o cómo ajustar los costes del servicio que ofreces para resultar competitivo, puede no solo hacerte perder clientes, sino formarte una fama de que no sabes hacer las cosas bien.
Cualquier cliente está en su derecho de solicitarte un presupuesto para saber si podrá afrontar los pagos tras la prestación del servicio y también está en su derecho de poder compararlo con el de otros profesionales.
Tendrás que tener en cuenta que el presupuesto no es útil únicamente para el cliente sino que también te va a ayudar a ti de cara a saber si puedes asumir una determinada tarea a cambio del dinero que te ofrecen. Es decir, si presupuestas por debajo del precio real no solo no estarás obteniendo beneficios, sino que el servicio estará costándote dinero.
¿Cuáles son las diferencias entre presupuesto y factura?
Para todo empresario, un presupuesto y una factura son dos documentos esenciales aunque es necesario saber en qué límites se mueve cada uno de ellos. Se puede decir que la factura es un documento comercial donde aparece la información relativa a una compra o venta. Es decir, es un documento oficial y obligatorio mientras que el presupuesto carece de estos valores.
El presupuesto se genera antes de la prestación del servicio y tiene carácter informativo, mientras que la factura se elabora al final y atestigua la cantidad de dinero que hay que cobrar por los servicios prestados.
Esto no hace que el presupuesto resulte menos importante para ti, todo lo contrario. En concreto, es tu carta de presentación, un valor diferencial frente a tu competencia.
Bien hecho, se puede afirmar que es la mejor defensa contra un cliente que pretenda «buscarte las cosquillas». Así que es tan importante saber qué debe incluir un presupuesto y, sobre todo, qué información es imprescindible que aparezca en él.
Datos obligatorios de un presupuesto
Si quieres saber cuáles son los datos o elementos indispensables que deberían aparecer en un presupuesto, son los siguientes:
- Datos fiscales: tanto del prestador del servicio (una compañía o un empresario individual), como del cliente que lo contrata. Además, se deberá incluir, al menos, un método de contacto entre ambas partes.
- La información más detallada posible de los materiales que se van a utilizar durante la prestación del servicio, así como la mano de obra y otros posibles gastos. Esta deberá ir desglosada por partidas de modo que el cliente puede eliminar alguna de ellas si así lo estima oportuno y esto no afecta a la ejecución del trabajo en cuestión.
- Cuantía total del servicio, tanto desglosada por elementos como sumada sin IVA y también con él. Habrá que detallar, también, si es necesario adelantar algo de dinero para materiales y con qué plazos habrá que hacerlo.
Datos opcionales en un presupuesto
Además de los datos obligatorio, también, si lo estimas oportuno, hay una serie de datos que pueden añadirse para que el documento sea aún mucho más completo y, por lo tanto, más útil para todos los implicados. Estos serían los siguientes:
- Fecha de validez para el presupuesto: esto hará que el cliente se decida con premura si considera que el precio es bueno.
- Fecha de ejecución del servicio: si se puede afinar más , incluso diferentes fechas para las distintas fases del servicio a prestar.
- También puedes añadir algún tipo de información legal o si tienes previsto ofrecer algún tipo de garantía extra incluida en el precio.
Estructura de un buen presupuesto
En un presupuesto se debe incluir toda la información relativa a los servicios que serán prestados. Aquí te explicamos qué es lo que debe incluir tu presupuesto y la estructura que deberías seguir al elaborarlo.
Información del empresario o compañía y del cliente
Tendrás que incluir tus datos básicos como nombre de la empresa, NIF, dirección y formas de contacto (como, por ejemplo, el mail o el teléfono). Estos son datos que tendrás que reflejar tanto tuyos como del cliente.
Fecha del presupuesto y validez
Es un elemento que te va a permitir decidir hasta qué momento es válido el precio que se indica en el presupuesto, así como renegociar las condiciones si el cliente decide aceptarlo tras el plazo acordado.
Fechas de ejecución
Este dato hace referencia a cuándo estará lista cada fase del proyecto. Hay que ser plenamente conscientes de los tiempos y de las posibilidades reales, ya que si no el resultado puede ser justo el contrario al pretendido.
Producto y precio
Deberás, en el presupuesto, detallar, al máximo posible, el producto uno por uno, marcando su precio unitario, las unidades del producto en cuestión y su precio total.
Coste final
Aquí hay que hablar del Sub-total (precio sin IVA), descuento (en caso de que lo hay), IVA (que va a variar en función del producto valorado) y un apartado con el coste final de todo lo presupuestado.
Forma de pago
Al final del mismo, deberás indicar cuál es la forma en la que el cliente puede pagarte. Hoy en día, existen un sinfín de posibilidades de métodos de pago, para así ponérselo fácil a tus clientes.