¿Cómo obtener un certificado digital para una empresa?

¿Cómo obtener un certificado digital para una empresa?

Por si no lo sabes, el certificado digital de empresa es un documento electrónico que te va a permitir la autentificación online de una sociedad a través de la persona que sea responsable de ella. Es decir, la persona indicada tiene que ser el representante legal de la sociedad y es obligatorio su empleo con gran parte de organismos públicos, cumplimentar diferentes obligaciones legales y gestionar el papeleo con múltiples administraciones.

Hoy en día, cada vez son más las actuaciones administrativas que se pueden realizar a través de Internet gracias a un certificado digital. Gracias a la pandemia provocada por el coronavirus, incluso los ciudadanos y administradores de empresas solo han podido relacionarse con los organismos a través de las sedes electrónicas. Eso sí, hay veces que, al realizarse de forma digital, en algunas ocasiones se producen errores.

Debes saber que la encargada de emitir el certificado electrónico es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM) a través de CERES (Certificación Española). Pero, ¿cuáles son los tipos de certificados que emite? A continuación te los mostramos.

Certificado de representante de administrador único o solidario

Este tipo de de certificado lo deben solicitar las sociedades anónimas o limitadas que dispongan solo de un administrador. Se podrá pedir este certificado cuando se trate de un administrador solidario, es decir, cuando exista más de un administrador pero no sean mancomunados, por lo que no se necesitará la aprobación del resto de administradores para poder operar. 

¿Cuáles son los pasos que tienes que seguir para solicitar este tipo de certificado? Lo primero que tendrás que hacer es hacer la solicitud desde Internet Explorer o Mozilla y después seguir los siguientes pasos:

1.- Solicitud del certificado de cuatro formas diferentes: de forma online en la web de CERES, si dispones de un certificado de persona física del administrador emitido por la FNMT; en la web de CERES, si dispones de un certificado de persona jurídica Clase2 CA FNMT; en la web de CERES si tienes DNI electrónico válido y cuentas con lector de DNIe y recuerdas o dispones de la clave de acceso. También puedes hacerlo de forma presencial acudiendo a una Oficina de Registro.

Debes saber que esta solicitud tiene un coste de 24 euros + IVA a abonar a la FNMT.

2.- Acreditar tu identidad

Solo en el caso de pedir un certificado de forma presencial, tendrás que ir a una oficina de registro a acreditar tu identidad. Dichas oficinas acreditas son la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de la Comunidad Foral de Navarra o de la Comisión Nacional del Mercado de Valores, ya que la FMNT tiene acuerdos con estos organismos.

3.- Descargar certificado

Cuando ya hayas realizado todos los pasos, tienes que descargar el certificado. Aunque, como ya hemos dicho, antes tienes que pagar 24 euros y tiene una validez de 2 años. Además, tienes que tener en cuenta que la descargar del dispositivo solo se puede realizar en el mismo dispositivo en el que realizaste la seguridad.

4.- Copia de seguridad del certificado: siempre es aconsejable para poder operar de forma sencilla.

Certificado de representante de persona jurídica

Es un certificado emitido para los representantes jurídicos de empresas cuando no son Administradores únicos o solidarios, Es decir, que son personas físicas como representantes de personas jurídicas que traten con las Administraciones Públicas, Entidades y Organismos Público, vinculados o dependientes de las mismas.

Pero, ¿qué empresas son las que pueden solicitar este certificado? Básicamente las que tienen por letra inicial en el NIF algunas de las siguientes: A y B (sociedades anónimas y limitadas siempre y cuando sean mancomunadas); C (sociedades colectivas); D (sociedades comanditarias); F (sociedades cooperativas); G (asociaciones); J (sociedades civiles); Q (organismos públicos); R (Congregaciones e instituciones religiosas); N (entidades extranjeras con personalidad jurídica); M (ayuntamientos o diputaciones); y V (sociedad agraria de transformación, agrupación de intereses económico…).

Los pasos a seguir son muy sencillos y te los detallaremos a continuación. Lo que tienes que tener en cuenta es que será necesario realizar el trámite siempre en el mismo ordenador y solo se puede realizar a través de Mozilla Firefox o Internet Explorer. Será muy importante que no formatees ni actualices el dispositivo durante todo el proceso.

1.- Solicitar el certificado: a través de la web de la FNMT (por el precio de 24€ + IVA) y completando datos como el NIF de la empresa representada, correo electrónico y la longitud de la clave.

2.- Acreditar la identidad: con el código que se te envía, tendrás que acudir a los organismos con los que la FNMT mantiene acuerdos y acreditar tu identidad.

3.- Descargar el certificado: te llegará un mail con la dirección proporcionada en el paso dos y a partir de ahí ya se podrá descargar el certificado.

Certificado digital para entidades sin personalidad jurídica

Es el certificado que piden las personas físicas que son representantes de entidades sin personalidad jurídica en el ámbito tributario, para que puedan operar de forma online con los diferentes organismo público.

Será la primera letra del NIF de la entidad la que determinará si se deben solicitar o, por el contrario tendrán que solicitar alguno de los anteriores. Las letras que se acogen a este tipo de certificado son:

  • E (comunidades de bienes, herencias yacentes y titularidad compartida de explotaciones agrarias).
  • G (otras asociaciones sin personalidad jurídica).
  • H (comunidades de propietarios).
  • N (corporación o ente independientes pero sin personalidad jurídica con presencia en España).
  • W (entidades no residentes con establecimiento permanente en España).
  • U (unión temporal de empresas).
  • S (órganos de la administración central y autonómica).
  • P (juntas vecinales, departamento u órgano dependiente de la Administración sin personalidad jurídica).
  • V (otros tipos de personalidad jurídica como fondos de inversiones, fondo de capital-riesgo, fondo de pensiones, etc.).