14 Sep Llevar el control de gastos e ingresos de tu negocio: todo lo que debes saber
Si quieres saber en qué situación financiera se encuentra tu negocio, el control de ingresos y gastos es la herramienta que te lo va a permitir. Con esto podrás clasificar la naturaleza de estos movimientos, una información que te dará las claves de rentabilidad de la empresa. Es por ello por lo que para poder saber si tu negocio es rentable, será vital tener al día el control de ingresos y gastos.
De forma tradicional, se ha hecho en Excel. Aunque es cierto que existen soluciones para digitalizar esta gestión administrativa, haciendo que este control sea mucho más útil y efectivo. A continuación, te vamos a explicar cómo realizar el control de ingresos y gastos y por qué te resultará mejor hacerlo en un programa de facturación online.
¿Qué son los gastos e ingresos de una empresa?
El control de gastos e ingresos se puede definir como el documento que refleja los movimientos de los activos financieros de tu empresa. En él introducirás todos los datos de facturas, tickets, transferencias o domiciliaciones y compras entre lo qué ingresas y lo que gastas.
Además, toda esa información se clasifica para poder dividir entre conceptos. Así podrás saber si estás gastando demasiado dinero en un proyecto que no te es rentable o si deberías apostar más por un producto que te genera beneficios.
- Definición de ingresos: es el aumento del activo de una empresa; es decir, la entrada de dinero. Esta puede producirse, fundamentalmente, por la venta de un servicio o producto pero también puedes generar ingresos a través de alquileres, subvenciones o inversiones.
- Definición de gastos: se trata de la diferencia entre la resta de los ingresos menos los gastos. Si los ingresos superan los gastos, el resultado es positivo y tienes beneficios para tu empresa. En caso contrario, el resultado es catalogado como negativo y quiere decir que, en el tramo calculado, hemos tenido pérdidas.
Para qué sirve el control de gastos e ingresos
Tener actualizada la hoja de gastos e ingresos te permitirá saber en qué situación financiera se encuentra tu negocio. El resultado entre las adquisiciones y las ventas te permite saber qué recursos tienes disponibles. Además, como se realiza la clasificación por tipo de gasto o ingreso, podrás tener toda tu actividad económica ordenada.
Para un autónomo, el control de gastos e ingresos es imprescindible para rellenar los modelos tributarios. Siguiendo el calendario fiscal, trimestralmente, deberás presentar diferentes documentos con la información que obtienes del control. Además es una herramienta vital si quieres tener una dinámica profesional. Así dejarás de vivir «al día» para empezar a hacer previsiones de futuro y tener de verdad una empresa.
Para las PYMES, el control de ingresos y gastos es obligatorio para realizar las cuentas anuales y los libros contables. Es el punto de partida de la contabilidad de la empresa y te servirá para cumplir con todas las obligaciones administrativas pertinentes.
Además el control de ingresos y gastos permite saber, al igual que ocurre con la conciliación bancaria, datos sobre impagos, cobros pendientes y otros movimientos que todavía no se han realizado.
Ventajas de controlar la cuenta de ingresos y gastos con un programa de facturación
- Control accesible: con un software de facturación puedes tener los ingresos y gastos en el mismo lugar. Esto te va a permitir en una sola pantalla, sin necesidad de plantillas de Excel ni otras operaciones, los recursos de los que dispones actualizados. Así podrás tomar decisiones en función de la realidad de tu negocio y no de lo que imaginas que podrás hacer.
- Mejora de la conciliación bancaria: con el control de gastos e ingresos podrás controlar tu extracto bancario y relacionar automáticamente los datos de tu cuenta con los ingresos y gastos.
- Facturar con el Lector OCR: puedes registrar tus tickets y facturas de ingresos y gastos solo con una foto. Podrás añadir de forma automática estos documentos de control, evitando errores a la hora de ingresar facturas y te aseguras de no perder ni un solo documento.
- Facilidad para rellenar modelos tributarios: puedes rellenar automáticamente cada modelo y olvidarte de los impuestos. Gracias al software podrás complementar todos los documentos necesarios y solo te tendrás que encargar de revisarlo.
- Acceder a la analítica: aunque muchos negocios lo olvidan, no puedes pensar solo en el hoy. Empresas y autónomos que van al día tienen muchas más posibilidades de fracasar que las que saben dónde están, en qué pueden gastar y qué problemas tienen. Saber identificar de dónde vienen las pérdidas, si la inversión en Ads es buena o no y conocer tus puntos fuertes es la clave de la supervivencia. Deja de pensar en pequeño y empieza a trabajar para crecer.
Tipos de ingresos
El tipo de ingreso lo determina el tipo de negocio. Para saber clasificar bien qué ingresos tienes, debes tener claro cómo ganas dinero, así como saber qué generar en tu gestión administrativa y financiera. Los tipos de ingresos que existen son los siguientes:
- Ingresos operativos u ordinarios: son los derivados de tu actividad económica, es decir, de la prestación de servicios o de la venta de bienes de tu negocio. Aquí se encuentran ingresos fijos y los variables.
- Ingresos extraordinarios: se encuadra todo aquello que no corresponde directamente a tu actividad, como una subvención, incremento de valor de un activo o incluso que te toque la lotería.
- Ingresos financieros: son aquellos ingresos derivados de las inversiones que tienes como empresa.
Tipos de gastos
Al igual que los ingresos, con los gastos, estos están asociados al tipo de actividad de tu negocio. Evidentemente, hay unos gastos en común entre la mayoría de empresas y pueden ser las nóminas o las comisiones bancarias. La clasificación que se puede hacer de los gastos es la siguiente.
- Gastos ordinarios u operativos: son los que se relacionan con tu actividad económica y se puede hablar de gastos fijos o variables.
- Gastos extraordinarios: son aquellos que no están ligados a tu actividad económica directamente.
- Gastos financieros: son aquellos derivados de tus inversiones como empresa.