18 Ene ¿En qué consiste el Cuaderno 43?
La conciliación bancaria es uno de los procesos empresariales y de tesorería más importantes. En muchas organizaciones, es un proceso tedioso y complicado de realizar, puesto que interviene mucha información contable difícil de conciliar.
Es por lo que, para solucionar todos estos problemas, desde hace unos años, se han creado una serie de estándares tecnológicos que tienen como fin integrar la información bancaria en los sistemas de las empresas. Uno de ellos, y el más importante, a nivel nacional, es el Cuaderno 43, creado por la Asociación Española de Banco (AEB). ¿Qué es el Cuaderno 43 y cómo puede ayudarte en tu empresa? A continuación te lo contamos.
¿Qué es el Cuaderno 43?
El Cuaderno 43 es un estándar de comunicación entre los bancos y las empresas que permite obtener la información de las cuentas bancarias que estas tengan abiertas en la entidad. Este cuaderno recoge toda la información de los extractos bancarios, con todos sus movimientos, saldos iniciales y finales y las fechas de valor correspondientes.
El proceso de este estándar es el siguiente: los bancos suelen enviar de manera diaria una serie de ficheros en un formato determinado a las empresas que tengan contratado este servicio a través de redes P2P, generalmente a primera hora de la mañana. No obstante, existe también la posibilidad de que la empresa pueda descargarse esta información desde la propia plataforma bancaria.
La empresa, a su vez, integra esta información en sus ERPs, contabilizando la información del extracto y conciliando las cuentas transitorias para dar por finalizada una operación. Esta es, precisamente, la esencia de la conciliación bancaria, que permite contrastar la información contable de la empresa con la información de las cuentas bancarias.
Este cuaderno está disponible para todo tipo de compañías, ya sean PYMES o grandes empresas. Sin embargo, en la práctica, solo las empresas de una cierta entidad lo adoptan debido a la complejidad de su implementación y a lo costoso de su mantenimiento, especialmente si lo que se quiere es automatizar este proceso.
Estructura de la Norma 43
Desde el punto de vista técnico, el Cuaderno 43 (Norma 43) es un fichero que tiene una estructura definida donde están reflejados todos y cada uno de los movimientos (cargos y abonos) de las cuentas bancarias de una empresa durante un intervalo de tiempo determinado. A pesar de que cada entidad puede estructurar este fichero de forma diferente, en la mayoría de los casos, consta de varios tipos de registros: saldo inicial, movimientos y saldo final.
Para validar la información, se comprueba que el saldo inicial del extracto de un día coincida con el saldo final del día anterior y que la suma de todos los movimientos de como resultado a la diferencia entre los saldos inicial y final de ese día.
La Norma 43 se estructura en diferentes bloques que identifican todos los registros y consta de:
- Cabecera: se informa al banco que envía la información y la fecha del extracto.
- Cada cuenta bancaria que tenga abierta el cliente en ese banco abrirá un nuevo bloque, donde constará la información sobre el saldo inicial.
- Dentro de cada cuenta, habrá tantos bloques secundarios como movimientos se hayan registrado. Los movimientos identificarán cargos (con signo negativo) o abonos (con signo positivo) en la cuenta bancaria. Por ejemplo, una transferencia recibida significará un movimiento positivo, mientras que una retirada de efectivo se contabilizará como un movimiento negativo. Cada tipo de movimiento estará identificado por un conjunto de códigos que identifican cada operación, normalmente dependientes de cada entidad bancaria. Además, el extracto traerá información adicional que permita identificar la transacción a la que hace referencia.
- Final de cuenta: aquí se resume toda la información del fichero, detallando el número de movimientos totales remitidos, así como el saldo final.
¿Cómo puede ayudar el Cuaderno 43 a tu empresa?
El extracto de cuenta electrónico cumple una función fundamental en los departamentos de tesorería de las empresas. En concreto, el Cuaderno 43 facilita una comunicación más ágil con las entidades financieras, además de permitir automatizar uno de los procesos más importantes de la tesorería, como es la conciliación bancaria.
Así, las empresas podrán identificar fácilmente qué pagos se han realizado y cuáles están pendientes, además del resultado de los cobros y si hay alguna comisión bancaria que no haya sido reflejada en contabilidad. El objetivo es que las compañías puedan tomar decisiones sobre su liquidez fundamentadas en datos reales.
Sin embargo, el principal inconveniente es su falta de inmediatez. Dado que el Cuaderno 43 solo se envía a principios de la mañana, las empresas solo conocen sus estados reales de tesorería una vez al día, lo que puede ser un problema para empresas que necesiten conocer la información de su liquidez de forma inmediata.
Además, la implementación del Cuaderno 43 en los ERPs es, en muchas ocasiones, compleja y costosa. Supone establecer un protocolo de comunicación entre el banco y la empresa a través de redes P2P, es decir, mediante una conexión dedicada que no todas las compañías pueden permitirse, especialmente las PYMES.
El open banking ha permitido mitigar algunos de los principales problemas de implementación de la Norma 43. Gracias a las APIs bancarias, las empresas pueden obtener sus extractos bancarios de una forma sencilla, ágil y segura e integrarlo en sus sistemas empresariales de forma automática.
Los juegos de códigos propios en el Cuaderno 43
Como ya hemos dicho, el Cuaderno 43 se utiliza para la normalización de extractos bancarios. Aunque no toda la información remitida en el cuaderno está codificada de forma idéntica por todas las entidades financieras. Para solucionar este problema, cada entidad financiera ha desarrollado lo que se denomina «cuaderno de códigos propios» o «juego de códigos propios».
La codificación de todos los conceptos que puede tener un movimiento bancario la realiza la AEB (Asociación Española de Banca), con poco más de una decena de códigos, mientras que un cuaderno de códigos propios estándar puede superar los 300 códigos. Por cada código obtenemos un concepto de movimiento diferente, es evidente la necesidad de dichos juegos de códigos propios, para la descodificación de códigos informáticos no normalizados.