14 Oct ¿Cuáles son los datos obligatorios que debes incluir en la facturación?
Como autónomo, uno de los momentos clave será hacer tu primera factura. Aunque puedas andar algo perdido sobre este tema, no te preocupes porque es algo a lo que te acostumbrarás. Si quieres saber cómo es una factura y cuáles son los datos obligatorios en la facturación, no te preocupes porque a continuación te los mostramos, para que así puedas entender a la perfección todo el proceso.
¿Cómo debes hacer una factura? Estos son los datos obligatorios que debes incluir
Si llega el momento en que tienes que emitir una factura a un cliente, bien por un servicio realizado o por un producto vendido y tienes que empezar a crear tu primera factura, debes conocer cuáles son los datos indispensables que tiene que tener una factura y los elementos que deberías incorporar.
Para que una factura sea válida, deberá contener los siguientes datos de forma obligatoria:
- Numeración.
- Fecha de emisión.
- Datos fiscales del emisor.
- Datos fiscales del cliente.
- Concepto.
- Tipo impositivo.
- Información del Registro Mercantil (pero solo para empresas).
A continuación, pasamos a analizar cada uno de estos apartados.
Numeración de la factura
Es uno de los elementos más importante de todos los datos de facturación. Toda factura debe estar numerada y deberás seguir una correlación relativa. Puedes crear series de numeración para tener ordenada la facturación. Esto consiste en prefijos que te permitan identificar un conjunto de facturas de forma más sencilla.
Imagina que empiezas la serie de numeración 2021/ para todas las facturas que vas a emitir en 2021. A la primera factura le adjudicas el número 2021/1 y así sucesivamente durante todas las facturas que emitas a lo largo del año. No es obligatorio cambiar la serie de numeración, pero es recomendable crear una serie de numeración nueva para cada año, para así mantener orientada la numeración.
Fecha de emisión
También es un dato obligatorio. Es decir, debe indicarse la fecha en la que se emite. Aunque no sea obligatorio, también es recomendable que la factura lleve una fecha de vencimiento entre todos los datos de la factura. Esta fecha de vencimiento es la fecha máxima en la que un cliente te puede pagar, de forma que puedas controlar el estado de pago de tus facturas.
Datos del emisor y del receptor
Igualmente, para que una factura tenga validez, deberá incluir la información fiscal, tanto de emisor como de los datos fiscales del cliente al que le emites la factura.
Concepto
Consiste en especificar todos los servicios o productos por los que estás generando los datos de la factura. Para cada uno de ellos debes crear una línea diferente. Idealmente, debe quedar siempre reflejado el producto, la base imponible (que es el precio sin aplicarle el tipo impositivo), la cantidad de producto y el tipo impositivo que se aplica.
Tipo impositivo
Hace referencia a los impuestos que se aplican por cada uno de los conceptos de la factura. Para cada uno de ellos se especifica el tipo de IVA que se aplica así como el porcentaje de retención IRPF, si correspondiera.
Información de Registro Mercantil
Únicamente, es un apartado obligatorio en la factura solo para las empresas. Dicha información consta de diversos datos como son los siguientes:
- CIF o NIF.
- Objeto y razón social.
- Denominación.
- Lugar en la Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE).
- Representación social de la empresa.
- Capital social aportado por la empresa.
- Depósitos de sus cuentas.
¿Qué son los datos fiscales?
Este tipo de datos son aquella información que te identifica como empresa o autónomo. Se trata de aquellos datos que debes presentar ante clientes y proveedores, además de ser tu acreditación ante Hacienda. Los datos fiscales de un autónomo o empresa se componen de los siguientes elementos:
- Nombre del autónomo o nombre fiscal de la empresa.
- Número de Identificación Fiscal o Código de Identificación Fiscal.
- Domicilio fiscal.
- Código Postal.
- Población.
- Teléfono.
- Correo electrónico.
Al hacer una factura, tendrás que añadir los datos fiscales, tanto del emisor como del receptor. Aunque es recomendable poner el mayor número de información fiscal de la empresa o autónomo. Aunque, únicamente, son obligatorios los tres siguientes datos fiscales en la factura:
- Nombre o apellidos del autónomo o nombre fiscal de la empresa.
- CIF o NIF.
- Domicilio o dirección fiscal.
En función de si tu cliente es una empresa o un autónomo, deberás incluir los siguientes datos:
- Si es una empresa: nombre fiscal, CIF y dirección fiscal.
- Si es un autónomo: nombre fiscal, NIF y dirección fiscal.
¿Cómo es el proceso de facturación?
Este proceso se puede iniciar en un momento anterior a la emisión de la factura a tu cliente. De forma general, cuando se trata de un servicio, como emisor de la factura, puedes realizar un presupuesto o factura proforma indicando al cliente las condiciones de venta de tu servicio. De forma posterior, puedes crear la factura a la espera de que el cliente te pague por ella. Siempre será importante tener visibilidad sobre el estado de pago de esta factura.
¿Qué tipos de factura existen?
Más allá de la ordinaria, existen más tipos de facturas, entre los que destacan las siguientes que a continuación explicaremos.
- Ordinaria: es el documento oficial con el que se acredita que se ha realizado una operación comercial como la compraventa de un producto o de un bien o la prestación de un servicio.
- Simplificada: es aquella que no contiene todos los datos para ser considerada como factura completa.
- Rectificativa: es un documento que se emite para corregir una factura, hacer una devolución o recuperar el IVA de una factura impagada.
- Recapitulativa: es aquella que agrupa varias facturas de operaciones de compra o venta que hayas efectuado.
- Proforma: se trata de una factura provisional, que se entrega al cliente donde se especifican los detalles de una futura actividad comercial. No tiene valor comercial, simplemente es un documento en el que se especificarán los detalles de una factura definitiva futura.
- Electrónica: es, ante todo, una factura. Tiene los mismos efectos legales que una en papel. La única diferencia es que se expide y recibe en forma electrónico.