¿Debes o no externalizar las tareas de tu negocio?

¿Debes o no externalizar las tareas de tu negocio?

Como autónomo o empresario, será normal que, en algún momento, hayas pensado en la posibilidad de externalizar ciertas gestiones o tareas para que marche a la perfección tu negocio o empresa. Pero, ¿por qué deciden los autónomos externalizar algunas funciones? Básicamente, puede deberse a algunas razones como no disponer de tiempo, reducir costes, ganar en productividad y rentabilidad, entre otros motivos, que son los que más hacen que se externacionalicen servicios.

Debido a la alta importancia e impacto que puede generar, ante tu negocio, es importante tener claro todo el proceso, así como las áreas o procesos de externalización más comunes que se pueden llevar a cabo en cualquier empresa.

Factores a tener en cuenta al externalizar

Antes de actuar y contratar los servicios externos de alguna compañía para tu empresa, deberás realizar un correcto análisis de tu situación actual, valorando así los factores que influirán en esta decisión. Así que es vital que tomes reflexión sobre ciertas preguntas que puedes plantearte como son las siguientes:

Tipo de tarea a externalizar

La primera pregunta que te debes hacer es ¿qué es lo que quieres externalizar? ¿El departamento comercial, el mantenimiento de instalaciones o la gestión del almacén, entre otros? Es importante preguntarte la importancia y valor añadido que dichos procesos generan en tu negocio y si con la externalización, el proceso se seguirá llevando desde dentro del negocio o desde fuera.

Cada cuánto realizas la tarea o gestión que quieres externalizar

Si se trata de una tarea ocasional, realizada en pocas ocasiones, será más productivo y rentable realizar una contratación externa para la realización de la actividad en el momento que se produce.

¿Cuál es el tamaño de tu plantilla?

En el caso de autónomos y pequeñas empresas, el peso en Recursos Humanos es muy limitado. Así que, ante un posible incremento en las actividades a realizar, el propio equipo interno no es capaz de absorberlo todo.

Los costes y recursos económicos invertidos al externalizar un proceso

Deberás analizar el coste que generará esta tarea con las diferentes variables: por la contratación del nuevo personal para tu equipo propio, o bien, externalizando el proceso con una empresa subcontratada.

¿Qué tareas se pueden externalizar en un negocio?

Por norma general, las tareas más externalizadas en un negocio son las siguientes:

Fiscalidad

Como establecen las estadísticas, más del 50% de autónomos traslada sus obligaciones fiscales a un asesor o gestor. Aunque, cada vez aparecen en el mercado más herramientas que permiten a un trabajador autónomo sin experiencia, realizar su gestión fiscal y contable de una forma ágil, fácil y visual.

Contabilidad

Muchas empresas también deciden externalizar el proceso de contabilidad hacia otra empresa. La falta de experiencia contable y la pérdida de tiempo en este proceso son los principales motivos.

Recursos Humanos

La selección y contratación de personal y la búsqueda de currículums vitaes, entre otros, son tareas importantes en cualquier negocio que hacen necesaria una experiencia y especialización que pocas empresas o autónomos se pueden permitir. Así que es muy habitual contratar este proceso ante empresas expertas en este tipo de gestión.

Gestión de proveedores

Otro de los servicios que más acostumbran a externalizar las empresas es la gestión de proveedores. Esto es con el objetivo de agilizar las actividades relacionadas con el departamento de compras, así como la elección de los proveedores; algo totalmente fundamental para obtener buenos resultados.

La empresa externa se va a encargar de la búsqueda de proveedores, tareas de investigación, de realizar solicitudes de informaciones, así como del proceso de evaluación, analizando y comparando a los diferentes candidatos y buscando siempre la opción más adecuada.

Diseño publicitario y gráfico

En la actualidad, tampoco es de extrañar realizar una fuerte inversión de dinero y tiempo en potenciar la marca de tu negocio y también realizar acciones de marketing online y offline, que posicione mejor tus servicios y productos.  Empresas expertas en esta materia te van a ayudar a realizar los pasos más oportunos en tu negocio.

Atención al cliente

También, en los últimos años, ha incrementado este tipo de externalización en los negocios. Realización de encuestas, generación de ventas u otras acciones comerciales son realizadas por una empresa externa.

El llamado Call Center te va a permitir ganar en productividad y rentabilidad por el hecho de tratarse de una empresa especializada en este tipo de procesos comerciales.

¿Hay tareas que no deben externalizarse?

La respuesta es sí y es que aunque existan bastantes actividades y tareas que podrían externalizarse sin ningún tipo de problema, existen otras que no deberías subcontratar nunca por su tipología e importancia dentro del negocio.

Básicamente, estas tareas que no se deben externalizar son las que tienen una relación directa y gran impacto en la gestión del negocio. Normalmente, se trata de tareas que nos permiten diferenciar a las empresas de la competencia, por su valor añadido en la gestión del negocio. 

Principales ventajas de externalizar servicios

Lo que está claro es que la externalización es algo que, cada vez, practican más empresas y es que presenta una serie de ventajas como son las siguientes:

Podrás acceder a todo tipo de recursos, conocimientos y profesionales con experiencia, siempre que lo necesites, cuando lo necesites y sin necesidad de tenerlos contratados en plantilla.

  • Aumentar el control sobre la actividad empresarial, simplificando la gestión y la operativa, para así centrarse exhaustivamente en las labores propias del negocio, las cuales dominas a la perfección.
  • Acometer nuevas formas de hacer negocios y prestar servicios a los clientes.
  • Mejora de los servicios ofrecidos por la empresa, que se traducirá en una mayor eficiencia.
  • Ahorro de tiempo y costes.
  • Total disponibilidad a un precio predecible.
  • Contar con profesionales que ofrezcan un asesoramiento para la resolución de problemas.
  • Adaptación de la empresa a los nuevos tiempos.