09 Dic Esto es todo lo que tienes que saber sobre la factura electrónica
Cada vez es más real que la digitalización de las empresas es un hecho. Son muchas las ayudas que se están lanzando para motivar a las empresas y autónomos a dar el paso a la digitalización, como es el ejemplo del Kit Digital, que fomenta el paso a lo digital en las empresas y autónomos. Aunque es real que existen ciertos cambios de la transformación digital a los que aún hay empresarios y autónomos que se resisten, como es el caso de la factura electrónica.
Para cualquier empresario, solo hay una preocupación mayor que una factura impagada y que no sabe cómo reclamarla y no es otra cosa que el no saber hacer una factura electrónica. Esto, hoy en día, no debe ser un problema, ya que a continuación te vamos a ofrecer todo lo que necesitas saber sobre la facturación electrónica, para así no llevarte ningún susto.
¿Qué es la factura electrónica? ¿Para qué sirve?
La factura electrónica se puede definir como el equivalente digital al documento que todo empresario utiliza para acreditar la venta de un producto o contratación de un servicio. Por tanto, se puede afirmar que tiene la misma validez y debe incluir la misma información que una factura en papel, aunque se emite en formato electrónico.
Las nuevas tecnologías han sufrido un avance espectacular y es que nos facilitan la vida gracias al automatismo, agilidad y comodidad de uso. Por tanto, se puede afirmar que la factura electrónica proporciona un sinfín de ventajas que detallaremos más tarde.
¿Qué es el FacturaE?
Este es el formato estándar en el que la ley de la factura electrónica determina que hay que elaborar este tipo de documentos. Esto significa que, en la práctica, toda factura hecha y remitida por vía telemática es una factura electrónica, aunque la administración tributaria escogió FacturaE como el formato que todo el mundo debe utilizar a la hora de enviarle facturas electrónicas a ella.
Algunas de las características que definen el formato FacturaE son los siguientes:
- Se trata de un archivo de texto. Es el responsable de definir los campos de las facturas según el formato XML.
- La factura electrónica, por lo general, no tiene por qué estar acompañada de la firma digital. En este caso, su formato será ya el citado XML.
- Sin embargo, las facturas cuyo acreedor es la Administración Pública sí requieren de esta firma electrónica. En este caso, el formato de dichos documentos será XSIG, que es exactamente igual que la factura electrónica en XML, pero acompañado de la rúbrica digital necesaria.
¿Qué tipos de facturas de este tipo existen?
A diferencia de las facturas tradicionales, las electrónicas son muy sencillas de catalogar, tan solo se siguen dos criterios para dividirlas, los cuales son los siguientes:
- Facturas estructuradas: son las que se emiten según un formato determinado. Esto significa que tanto el software informático empleado por el emisor como por el receptor están preparados para facilitar el flujo de envío y recepción de las facturas, así como su gestión.
- Sin estructura: estas no utilizan un formato estandarizado como el XML. Por tanto, pueden ser elaboradas en Excel, Word o un programa de facturación que las exporte en PDF.
¿Qué ventajas presenta la factura digital?
Aunque la única desventaja que puede presentar es quedarse atrás en el mundo actual, tan competitivo, en el que vivimos, el uso de factura electrónica, por parte de empresarios y autónomos conlleva multitud de beneficios para cualquier compañía. A continuación te enumeramos algunas de las ventajas que presenta este tipo de facturación:
- Es más eficiente: es decir, no se extravía, no se traspapela, no se olvida y es accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo.
- Con su uso se disminuyen, a su máxima expresión, los efectos contaminantes de esta actividad. Es decir, no se utiliza ni un solo gramo de papel, se funciona únicamente con electricidad, que puede generarse de forma 100% limpia, recurriendo al uso de energías renovables.
- Es más barata que la tradicional: esto es debido a que no se gasta en papel, ni tampoco en tinta, ni en impresoras o fotocopiadoras. Tampoco hay que buscar las soluciones de almacenamiento más allá de un disco duro con buena capacidad o recurriendo a los servicios de almacenamiento en la nube.
- Ahorra tiempo y dinero: gracias a su fácil integración con las distintas aplicaciones de gestión. Así, el tiempo que no se emplea en tareas administrativas puede ser dedicado a otras más productivas.
- Facilita el Plan de Tesorería de cualquier empresa: la integración de estos documentos en tiempo real hace que se sepa, en todo momento, cuánto dinero se tiene, cuánto se debe y cuáles pueden ser los próximos pasos, sin temor alguno de equivocación.
- Se eliminan, prácticamente por completo, los fallos del personal administrativo, que suelen salir bastante caros.
¿Qué datos debe incluir una factura electrónica?
Para ser válida una factura electrónica, debe contener la misma información que una factura tradicional. Es por eso por lo que toda factura electrónica debe incluir los siguientes campos:
- Numeración.
- Fecha de emisión.
- Datos fiscales del emisor.
- Datos fiscales del cliente.
- Concepto.
- Tipo impositivo.
- Información del Registro Mercantil (solo para las empresas).
Además, para que la factura electrónica sea válida a los ojos de la ley, deberá cumplir una serie de requisitos:
- Tanto la emisión como la recepción de esta factura se debe producir mediante el uso de dispositivos electrónicos.
- Las partes implicadas deben haber acordado, con anterioridad, que este será el canal a través del que se comunicarán dichas facturas.
- La factura electrónica debe ser contabilizada dentro de los sistemas de gestión utilizados por las compañías implicadas en su uso.
- El formato de la factura digital también debe estar acordado entre ambas partes. La Administración Pública utiliza FacturaE (XML o XSIG, en función de si lleva firma electrónica), mientras que el resto de organizaciones suele optar por el formato PDF.
Lo que está claro es que la factura electrónica ha llegado para quedarse y, cada vez más, son los autónomos y empresarios que se deciden por utilizarla en vez de la factura en papel.