¿Qué es la factura proforma y para qué se utiliza?

¿Qué es la factura proforma y para qué se utiliza?

Puede que alguna vez no hayas escuchado lo que es una factura proforma pero si te dedicas al comercio internacional seguro que sí sabes lo que es este concepto. Básicamente, se puede decir que este tipo de factura se utiliza para el comercio internacional y es la que debes emitir. Como cualquier otra factura, la proforma debe tener una serie de requisitos. El fundamental es que su encabezado debe contener el título de «proforma» de forma muy visible ya que así se evitarán confusiones con las facturas comerciales. Por lo general, algunos de los requisitos que la factura proforma deben cumplir son:

  • Tu identificación como proveedor.
  • La identificación de tu cliente.
  • Una descripción de los productos y/o servicios que vendes, su precio unitario y su precio total.

Esta es la mínima información que se necesita para el correcto entendimiento de tu cliente y es que la factura proforma no tiene valor contable.

En cuanto a las características, son bastantes similares a las de una factura comercial y es que debe contener la información mínima para que el intercambio comercial sea aceptado por ambas partes.

¿Qué tiene que contener una factura proforma?

Como ya hemos dicho, esta no es una factura comercial sino que se trata de un tipo de documento que especifica los detalles de una factura definitiva. A través de esta factura, lo que el vendedor hace es comprometerse a proporcionar los productos o servicios especificados y a un precio determinado. Es decir, este tipo de facturas no forman parte de la contabilidad de la empresa porque no son una factura definitiva pero su contenido sí es similar.

¿Qué información debe contener la factura proforma?

La principal información que debe aparecer reflejada en una factura proforma es la siguiente:

  • Texto especificando que se trata de una factura de este tipo.
  • Fecha de emisión.
  • Tus datos como proveedor: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, dirección y en caso de ventas a la Unión Europea sería tu número de IVA comunitario.
  • Datos de tu cliente: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, dirección, etc.
  • Descripción precisa y minuciosa de la mercancía, especificando de manera explícita la cantidad o unidades del producto.
  • Precio unitario, precio total y divisa cotizada.
  • También puedes desglosar los gastos de transporte y seguro si existen.

La validez de una factura de este tipo es una de las principales dudas que genera ya que no es una factura real o definitiva. Su valor es meramente informativo y no sirve a efectos contables. Eso sí, existe la obligación de respetar las condiciones que incluye durante el tiempo que la factura proforma indique. Además debes tener en cuenta que no la podrás utilizar como justificante de pago y que, en ningún momento, tiene validez fiscal.

Así que la principal diferencia con la factura comercial es que esta sí que tiene validez fiscal y es un documento definitivo, por lo que no se puede modificar mientras que la proforma es un documento previo a la emisión de una factura comercial y no tiene validez fiscal.

¿Cuál es su finalidad?

Básicamente, se puede decir que es un documento provisional que emites para que así tu cliente tenga toda la información necesaria sobre los productos y servicios que facturarás. Es decir, es un documento que solicita el comprador y que tú emites como vendedor. Es como muy parecida a un presupuesto y es muy útil para que el comprador confirme sus datos y la operación de venta. Por eso puedes usar la factura proforma para informar a tus clientes de los detalles de una factura definitiva. Así, si tu cliente da como bueno el contenido de la factura proforma, ya la podrás convertir en una factura definitiva.

¿Qué diferencia hay entre esta factura y un presupuesto?

Muchos son los que piensan que esta factura es una especie de presupuesto. Como hemos dicho antes, prácticamente se podría decir que lo es, a efectos prácticos pero a efectos legales no se validan de la misma forma. Así como el presupuesto no tiene validez a efectos legales, la factura proforma sí lo tienes. Así que son lo mismo pero la proforma tiene validez legal pero el presupuesto no.

¿Dónde se suelen usar las facturas proforma?

Normalmente, donde más se suelen utilizar este tipo de facturas es en el comercio exterior para enviar ofertas comerciales. Para evitar la reiteración de negociaciones, la factura proforma lo que hace es ayudar a reunir, en un solo acto, los términos y condiciones.

Así que si dos empresas llegan a un acuerdo a través de esta factura, en las futuras transacciones solo será necesario ajustar la cantidad o detalles menores. Asimismo, la factura proforma sirve al importador como documento acreditativo para obtener los requisitos administrativos previos al despacho de aduanas de importación como, por ejemplo, la autorización para obtener las divisas necesarias para el pago de la compraventa, una licencia de importación, la apertura de un crédito documentario, etc.

Aunque, cada vez, se utiliza más en las operaciones nacionales como:

  • Para que el comprador solicite la apertura de un crédito en el banco, en el caso de que este sea el medio de pago elegido.
  • Para acompañar el envío de muestras que no tengan valor comercial.
  • Para que el comprador pueda solicitar una subvención.

Como ves, este tipo de documento puede ser muy importante si quieres especificar las condiciones y precios de los productos y/o servicios que ofreces a tus futuros compradores. Una vez el futuro comprador haya aceptado las condiciones que aparecen en la factura proforma, ya podrás pasar a emitir la factura oficial que será la que tenga vigencia legal. Cada vez son más las empresas que emiten este tipo de facturas proforma porque así sus clientes pueden conocer las condiciones necesarias en la que comprarán los productos o contratarán los servicios que les ofreces.