28 Oct ¿Qué es la factura rectificativa y cómo se hace?
Imagina que has hecho una factura y, de repente, te percatas de que te has equivocado. No debe cundir el pánico y es que, por muy grande que sea el error, tiene una solución y esta no es otra que la factura rectificativa. A esta se la conoce, de forma común, como factura de abono y te ayuda a subsanar aquellos errores que se te han podido pasar por alto y que podrían darte problemas.
Si quieres conocer más sobre este tipo de factura, a continuación te vamos a ofrecer su definición, así como las diferencias con el abono y cómo puedes hacerla.
Definición de factura rectificativa
Se puede definir la factura rectificativa como un tipo de factura que sustituye a una factura que contiene un error o que no incluye todos los datos que debería. Así que, debes indicar, en la misma factura, que se trata de una factura rectificativa, así como indicar a qué factura ordinaria corresponde. Esto es, se debe indicar a qué factura está corrigiendo.
¿Cuáles son las diferencias entre la factura rectificativa y la de abono?
Las de abono son más antiguas que las facturas rectificativas. Aunque, desde el año 2013, Haciendo las considera un tipo de factura rectificativa. Concretamente, la que usamos cuando el importe es negativo es la factura de abono: rectificamos la factura para abonar un importe negativo.
¿Cuándo deberás emitir una factura rectificativa?
Al tratarse de una nueva factura que corrige o añade algún dato de una factura ordinaria, deberás realizar una factura rectificativa en el mismo momento en que te des cuenta que has cometido un error en una factura. Siempre que no hayan pasado más de 4 años desde la fecha de devengo de la misma, ya que, superado este plazo de entrega, ya no hará falta presentar la factura rectificativa.
Es importante tener toda tu facturación en orden para poder presentar los modelos tributarios trimestrales y anuales sin errores. Contar con un asesor es la única forma de asegurarte que tu facturación y los modelos tributarios están hechos correctamente. Confiar tus cuentas a un experto evita errores en la contabilidad y sanciones.
Algunas situaciones en las que emitir una factura rectificativa
Existen diferentes tipos de situaciones en las que deberás corregir o modificar una factura. En estos casos, tendrás que elaborar una factura de rectificación que corrija el contenido. Entre los casos más comunes, se pueden explicar los siguientes:
1.- Enviárselo a la persona equivocada
¿Qué puedes hacer si le envías la factura a quién no era? Evidentemente dependerá de con quién te hayas equivocado, pero vuelve a enviar un correo y rectifícalo. Muy importante es que te disculpes con la persona equivocada, siendo cordial y amable.
2.- No indicar la fecha de vencimiento
Si la pones, el cliente sabrá hasta qué plazo tiene para pagarte. Además te permitirá a ti controlar el estado de esa factura. Lo ideal es que pongas todas las fechas porque así quedará constancia y si luego pasa algo, lo podrás perseguir con razón.
Además, no deberías complicar el proceso de pago. Es decir, debes ponerle todas las facilidades que puedas al cliente para que pueda pagarte sin problema, ya que así lo hará antes y la próxima vez, aún más.
3.- Aplicación del tipo impositivo inadecuado, como el IRPF o el IVA
4.- Cometer algún error en el concepto
¿Cómo puedes solucionar todos los errores en una factura?
Todos somos humanos humanos y podemos equivocarnos, así que las facturas rectificativas te ayudarán a corregir esos fallos. Por eso, es importante saber cómo hacer una factura rectificativa, sobre todo antes de la presentación de impuestos.
Equivocarnos en nuestras facturas es un acto que no debemos pasar por alto. Normalmente, no somos expertos en materia tributaria ni facturación. Por eso existe la figura del gestor administrativo, que es un experto que se encarga de supervisar que toda la facturación del negocio sea correcta, hace la contabilidad del negocio y rellena y presenta todos los documentos obligatorios para la empresa ante la Administración, como los modelos tributarios.
¿Cómo elaborar una factura rectificativa?
Lo primero a tener en cuenta, es que la rectificativa se hace como cualquier otro tipo de factura. Aunque existen algunas especifidades que la afectan, como son las siguientes:
- Tiene que especificar que se trata de una factura rectificativa.
- Tiene que tener una secuencia numérica diferente al resto de facturas.
- Debe incluir el motivo de la rectificación.
- Debe indicarse el importe de la rectificación.
Ten en cuente que, para gastos, las facturas que recibes son las que te da tu proveedor, por lo que si hay algún error, no puedes cambiarlas a no ser que el proveedor te dé una rectificativa con la información correcta.
¿Cómo hacer una factura rectificativa de abono positiva?
Esta es un tipo de factura por la que recibirás dinero. Es decir, esto significa que has emitido una factura con un precio inferior al que deberías haber definido.
¿Cómo hacer una factura rectificativa de abono negativa?
Es aquella por la que debes dinero. Es una factura que corrige a otra anterior por la que has cobrado más dinero de lo que deberías.
¿Cuáles son los requisitos y datos obligatorios de la factura rectificativa?
Al igual que ocurre con una factura ordinaria, la factura rectificativa debe llevar una serie de datos obligatorios. En primer lugar, como ya indicamos antes, debe haber constancia de que se trata de una factura rectificativa y a qué factura corresponde.
El contenido de la factura rectificadora es el mismo que una ordinaria, así que debe incluir los siguientes datos:
- Definir la factura como rectificativa y añadir el motivo de su rectificación.
- Numeración.
- Fecha de emisión.
- Fecha de emisión.
- Información fiscal del emisor.
- Información fiscal del receptor.
- Concepto.
- Base imponible.
- Tipos impositivos al concepto.