30 Nov Todo lo que tienes saber sobre la factura simplificada
A la hora de controlar la facturación de tu negocio, una de las principales dudas que existe es conocer cuáles son los diferentes tipos de facturas que existen. Sobre todo, la principal pregunta que se hacen empresario y autónomos es la de ¿Qué diferencias existen entre una factura completa y una simplificada? Aunque lleves tiempo facturando, el universo de la facturación es muy complejo, que esta duda puede aparecerte en cualquier momento.
Es por eso, que a continuación, vamos a ofrecerte todo lo que tienes que saber sobre la factura simplificada para así poder diferenciarla de la factura completa.
¿Qué es una factura completa u ordinaria?
Este es el tipo de factura que se utiliza con mayor frecuencia y se define como factura completa. Se puede definir como un documento oficial que sirve para dejar constancia de una operación comercial, bien la compraventa de un producto o la prestación de un servicio.
En este tipo de factura, deberán aparecer todos los datos relativos a la transacción realizada para que queden archivados de la forma más ordenada posible. Se trata, por tanto, de una forma de mantener controladas todas las transacciones y prestaciones realizadas por un profesional o una empresa.
De forma tradicional, la factura ordinaria debía realizarse en papel y entregarse directamente al cliente con un sello oficial, además de guardarte una copia para ti. Aunque, en la actualidad, la facturación se ha simplificado y la factura digital está completamente aceptada, pudiendo operar con legalidad en la nube.
Pero, ¿cuáles son los requisitos que debe cumplir una factura completa? ¿qué datos debe incluir? A continuación te los enumeramos:
- Numeración: debe realizarse correlativamente.
- Fecha de expedición.
- Razón social: se debe incluir toda la información de ambas partes implicadas en la transacción, tanto del emisor como del receptor.
- NIF: la factura emitida debe incluir el Número de Identificación Fiscal (NIF) de ambas partes.
- Concepto: es necesario incluir una pequeña descripción de la transacción.
- Importe: si existe más de una transacción en la misma factura ordinaria, es necesario desglosarlas e incluir el importe de cada una de ellas por separado.
- Cuota tributaria: habitualmente, supone aplicar convenientemente tanto el IVA como el IRPF, salvo en contadas excepciones.
- Importe total: es el resultado de sumar el importe inicial y los impuestos pertinentes.
¿Qué es una factura simplificada?
El Real Decreto 1619/2012 aprobó un nuevo Reglamento de Facturación que entró en vigor el 1 de enero de 201. Este nuevo reglamento, por fin, estableció que la factura simplificada pasaba a ser un documento contable legal a la hora de justificar un gasto. Además, contemplaba que este nuevo concepto sustituye al antiguo ticket de compra, que ya está en desuso.
Se puede definir la factura simplificada como un tipo de factura que se usa para deducir gastos de una empresa y solo incluye los datos fiscales del emisor. Esto se puede simplificar diciendo que no es necesario que los datos fiscales del receptor de la factura simplificada aparezcan en la misma. Por eso es «simplificada», porque es más simple.
Para que lo entiendas mejor, las facturas que se manejan a diario como consumidor en restaurantes, mecánicos, peluquerías, etc. Cada vez que se realiza una compra y se entrega un ticket, este es realmente una factura simplificada, ya que en ella se cumplimentan los datos del emisor pero no los del cliente.
¿Qué datos debe contener una factura simplificada?
Aunque sea más simple, que sea una factura simplificada no significa que no pueda incluir los conceptos que el emisor quiera, sino que debe seguir la siguiente estructura:
- Número y series correlativas: este es un punto en el que no existe ninguna diferencia con las facturas completas. Todas las facturas deben estar numeradas correlativamente. Y podrán establecerse series siempre y cuando exista una razón justificada.
- Fecha de expedición.
- Nombre o razón social y NIF solo del emisor.
- Concepto: es necesario incluir una descripción mínima del producto entregado o servicio prestado.
- Tipo impositivo aplicado: si se aplican diferentes tipos de IVA, será necesario incluir las bases imponibles de forma separada.
- Importe total a pagar.
Hay que tener claro que, tan solo con estos datos, aunque la factura simplificada sea legal, no permitirá al destinatario deducir el IVA pertinente. Para poder hacerlo, el cliente deberá solicitar que la factura simplificada también incluya tanto su propio NIF como su razón social, además de la retención del IRPF aplicada por el emisor.
¿Cuándo se usa la factura simplificada?
La facturación simplificada solo se puede usar cuando se cumplen una serie de requisitos. El primero de ellos es que el importe facturado no supere lo 400 euros (IVA incluido). Las facturas rectificativas también pueden ser simplificadas.
Aunque es verdad que también hay excepciones a la norma. Existen algunos casos en los que una factura simplificada puede llegar hasta 3000 euros (IVA incluido). Estos son los siguientes:
- Ventas al por menor de bienes muebles corporales o semovientes a particulares.
- Servicios o ventas en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración. Esto incluye tanto bares como restaurantes, pero también cualquier tipo de suministro de bebidas y/o comidas destinadas a consumir en el mismo momento.
- Salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento de vehículos.
- Servicios de videoclub.
- Tintorerías y lavanderías.
- Autopistas de peaje.
¿En qué casos no se puede expedir una factura simplificada?
De la misma forma, existen varias eventualidades en las que no se puede emitir una factura simplificada, las cuales son las siguientes:
- Entregas intracomunitarias de bienes.
- Ventas a distancia.
- Operaciones con inversión del sujeto pasivo. Estas son situaciones en las que el destinatario es quien ha de emitir la factura en vez del emisor.
- Operaciones realizadas fuera del territorio de aplicación de los tipos impositivos aplicados.
En estos casos, aunque el importe facturado sea inferior a 400€, será imposible optar por la simplificación de la factura.