¿Qué son los libros contables del autónomo?

¿Qué son los libros contables del autónomo?

Son muchas las obligaciones que tiene el autónomo durante el ejercicio de su actividad económica. Una de estas obligaciones es llevar una contabilidad de forma ordenada y esta debe ser plasmada en determinados libros contables o libros de contabilidad. Esta es una gestión que se debe hacer en paralelo al desarrollo del negocio y en el que el cuidado y el orden de las facturas deben ser extremos para no incluir en ningún tipo de errores que después pueden salir caros.

Definición de libros contables

El que el autónomo lleve una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad que desarrolle es algo obligatorio. Esto permitirá el seguimiento cronológico de las operaciones del autónomo y sirve, sobre todo, para poder elaborar balances e inventarios de la evolución de su negocio. Así que los libros contables se pueden definir como los archivos o documentos donde el autónomo tiene que recopilar toda esa financiera y económica de forma periódica.

Si como autónomo tributas en estimación directa normal, también tienes la posibilidad de legalizar tus libros, presentándolos en el Registro Mercantil donde la empresa tenga su domicilio, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Además, desde el año 2013 se puede realizar este proceso de forma telemática, entrando en la web del Registro que te corresponda y seguir los pasos que se te indiquen.

Cómo tienes que llevar los libros contables

Todos los libros contables den ser llevados con claridad y por orden de fechas, sin espacios ni tachaduras. Si incurres en error, inmediatamente tendrás que hacer una aclaración en la que se advierta del equívoco o la omisión. En la elaboración de los libros contables no se aceptan las abreviaturas ni los símbolos que no estén admitidos por la propia práctica mercantil.

Además debes tener cuidado con el mantenimiento de los libros contables ya que todos los libros y documentos tienen que ser conservados durante, al menos, cuatro ejercicios fiscales en los que Hacienda podrá inspeccionarlos. A efectos mercantiles tendrás que guardarlos 6 años. Incluso el cese de la actividad no exime de estas obligaciones y, aunque no se ejerza la actividad, se deben conservar los libros durante ese mismo período. Si el cese se produce por fallecimiento, esta misma obligación recaerá sobre sus herederos.

Libros contables según tu régimen fiscal

Aquí se pueden diferenciar tres supuestos.

Autónomo en Estimación Directa Simplificada

Si tributas en esta modalidad, el primer libro contable que debes llevar es el Libro de Ventas e Ingresos. En él tienes que incluir todas las facturas emitidas a tus clientes. Debe ser una recopilación, de forma cronológica, de toda tu facturación.  

El segundo libro que tienes que crear es el de Compras y Gastos. En sus hojas tienes que anotar todas tus facturas de gastos o compras realizados para el desarrollo de tu actividad. Para ser gasto fiscalmente deducible tiene que cumplir determinados requisitos como que esté justificado de forma conveniente.

También debes estar al día con el Libro de Inversión. En este libro tendrás que incluir las compras relacionadas con tu negocio que tengan una vida útil superior al año. Se trata de los bienes de larga duración.

Autónomo en Estimación Directa Normal

Al tributar en esta modalidad, el primero de los libros contables obligatorio para ti es el Libro Diario. En este tienes que registrar, a diario, todas las operaciones económicas relacionadas con tu actividad o negocio. Todo debe estar ordenado de forma cronológica, aunque está permitida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores a tres meses.

También debes rellenar el libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Este se abre con el balance inicial detallado de la empresa y, al menos de forma trimestral, tendrás que transcribir los balances de sumas y saldos. También en este libro hay que hacer constar el balance-inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales de la empresa.

Autónomo en Estimación Objetiva (o Módulos)

Por último, si tributas en esta modalidad estás de enhorabuena. No estás obligado a llevar libros contables. Aunque esto no significa que no debas guardar facturas de pago o cobro de compras y ventas porque también te los puede requerir Hacienda.

¿Cuándo estás obligado a mostrar los libros contables?

Aunque la contabilidad es secreta, puede que se decrete la exhibición (parcial o total) de los libros, ya sea a instancia de parte o de oficio, en los siguientes supuestos:

  • Expedientes de Regulación de Empleo.
  • Sucesión universal.
  • Cuando los socios o representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo.
  • Liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles.
  • Cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición.

La exhibición de los libros contables tendrás que realizarla en tu propio establecimiento y en tu presencia o delante de la persona que delegues legalmente y adoptando las medidas necesarias para la debida conservación y custodia de los libros y documentos.

¿A qué sanciones te enfrentes por no disponer de los libros contables?

Es muy importante que siempre lleves al día la contabilidad de tu negocio ya que si eres inspeccionado y no tienes los libros contables, podrás ser sancionado por Hacienda. Estas sanciones, por regla general, serán económicas. Según la falta sea calificada como leve, grave o mu grave implicará un tipo u otro de penalización.