27 Ene ¿Qué es la tecnología OCR y cómo puede beneficiar a tu empresa?
Si hay algo destacable de este siglo XXI en el que vivimos es que la tecnología avanza a pasos agigantados y, cada vez, ayuda más a las personas y empresas a poder desarrollar su negocio. Casi a diario, surgen nuevos avances tecnológicos que son lanzados para favorecer la gestión digital, algo que beneficia sobre todos a una PYME.
En los últimos años, una de las tecnologías que más ha avanzado es la que está relacionada con el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR, por sus siglas en inglés). Esta es una tecnología que ha impactado, fundamentalmente, en la forma en la que las empresas gestionan su documentación.
En una PYME, si no dispone de una buena gestión de los documentos, se corre el riesgo de perder datos importantes o no realizar una declaración trimestral o anual completa. Si no sabes en qué consiste la tecnología OCR, no te preocupes porque a continuación te vamos a explicar cómo se puede convertir en un gran aliado en el funcionamiento de tu negocio.
¿Qué es la tecnología OCR?
El Reconocimiento Óptico de Caracteres es una tecnología que se encarga de analizar y reconocer los caracteres que se encuentran en un texto. La clave de esta tecnología es que reconoce caracteres en documentos que no son documentos de texto, sino fotos o documentos escaneados, por ejemplo.
Por tanto, se puede decir que es un tipo de tecnología que intenta emular al ojo humano a la hora de reconocer los caracteres que le son familiares, de forma que puedan ser comprensibles y trasvasados a un procesador de textos de forma completamente fiable y editable. Así, se pueden introducir, un documento en formato de imagen y obtener, en cuestión de minutos, un texto accesible, editable y que nos facilita la manipulación y archivación de sus datos.
Existen softwares específicos para determinados tipos de documentos, como pueden ser contratos o facturas que se especializan en la estructura de estos, para así recabar mejor la información relevante y ofrecer un mejor resultado.
¿Cómo funciona la tecnología OCR?
Básicamente, se puede afirmar que la tecnología OCR analiza cada píxel de la imagen en busca de formas que puedan coincidir con caracteres. Cada software es diferente y tendrá una base de datos más o menos grande, por lo que la fiabilidad del resultado puede cambiar notablemente. Una vez que se introducen los documentos, entra en juego la Inteligencia Artificial. Aunque se puede afirmar que el funcionamiento de la tecnología OCR sigue los siguientes pasos:
- Escanea el documento en busca de fotos, gráficos o espacios vacíos, para excluir elementos de la búsqueda.
- Una vez excluidos los elementos no relevantes, separa los bloques de texto en párrafos, luego en líneas y finalmente en frases.
- Tras esto, va en búsqueda de los caracteres especiales.
- Si ya se han detectado los caracteres especiales o no se han encontrado, se pasa directamente al análisis de cada carácter individual. Es en este punto donde la calidad de la imagen es clave. Por ejemplo, una foto movida, con una fuente particular o borrosa, dificultará bastante el análisis del texto.
- Cuando ya se han individualizado los caracteres, se hace un análisis más semántico de cada palabra, para intentar corregir errores y que las palabras tengan sentido en el contexto.
- En caso de que el sistema no haya podido individualizar alguna palabra o carácter particular, estos sin indican para que el usuario pueda dilucidar de qué se trata.
- Una vez concluido el proceso (que dura solo unos minutos), el software entrega una versión en el texto del documento añadido, incluyendo el mismo formato y las imágenes del archivo original.
Beneficios del uso de la tecnología OCR
Los archivos en formato físico tienen fecha de caducidad (es decir, con el tiempo, se vuelven amarillas o se resquebrajan). A veces, no depende solo del papel que se utilice sino también del determinado tipo de tinta que se utiliza en algunas impresoras, el cual hace que, a los pocos meses, las letras se vayan borrando o que, con el simple contacto o roce con otras superficies, se eliminen determinadas partes.
También se debe nombrar la facilidad de extraviarse o la dificultad que ciertos tamaños o formatos de impresión pueden ocasionar, al hablar de documentos físicos. La solución a todos estos problemas es escanearlos y transformarlos en formato digital, algo a lo que colaboran los softwares de OCR.
¿Cómo las PYMEs pueden aplicar la tecnología OCR?
Si cuentas con un negocio o PYME, sabrás que la organización y el correcto almacenamiento de los documentos es clave, sobre todo a la hora de tener que hacer la declaración de la renta anual o las distintas declaraciones trimestrales o periódicas.
Aunque tu negocio se encuentre 100% digitalizado y todos los documentos se emitan en formato digital, no todos tus clientes y/o proveedores funcionan de igual forma. Hoy en día, todo el mundo tiene un smartphone con cámara y esto hace que te encuentres con facturas enviadas en formato JPG o documentos escaneados en PDF que te dificultarán tener una contabilidad online.
Está claro que una factura escaneada o en formato de imagen hace imposible su clasificación, haciendo que su búsqueda también sea más complicada. Es entonces, donde entran en juego los programas de OCR.
No solo la transcripción de imagen a texto hace que puedas archivar, de forma más cómoda, las facturas sino que también permite acceder a su información desde cualquier buscador. Al estar disponibles y reconocidos sus caracteres en un procesador de textos, estos son interpretados por el sistema.
De esta forma, si en el buscador interno del sistema operativo que utilices (iOS, Microsoft o Linux) podrás encontrar estos documentos ya que el sistema podrá ahora detectarlos. Muchos de los softwares de OCR que existen, también incluyen herramientas específicas que pueden ayudarte a complementarlos con otros programas, como un software de mensajería o el paquete Office.
También dependerá que tu PYME se decante por un software OCR u otro es la cantidad de formatos a los que puedes exportar el archivo. No solo se puede hablar de Word, RTF o PDF. Algunas herramientas incluso permiten exportar en formato JSON, para así poder implementarlos directamente en la contabilidad con los datos que ya se han detectado.