¿Qué debe poner en sus facturas el autónomo? El nombre comercial, marca o razón social

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¿Qué debe poner en sus facturas el autónomo? El nombre comercial, marca o razón social

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Para que las facturas de una empresa sean válidas, la razón social es uno de los requisitos fundamentales que se deben incluir. Si en lugar de la razón social incluyes el nombre comercial, la factura no estará bien hecha. Eso sí, aunque te pueda costar entenderla, la razón social de un autónomo es muy diferente a la de una empresa.

Pero, ¿qué quiere decir razón social? ¿en qué se diferencia del nombre comercial? A continuación te vamos a ofrecer las diferencias entre estos conceptos para que así sepas cómo incluirlos en tus facturas de la mejor forma posible.

Razón social del autónomo y diferencia con la de

empresa

La razón social de un autónomo no consiste más que en el nombre, apellidos, DNI o NIE profesional. En cambio, la razón social de una empresa es algo diferente. En una empresa, la razón social es el nombre oficial que cada persona jurídica tiene la obligación de inscribir en el registro fiscal. Este pasa a ser único y exclusivo en todo el territorio nacional.

Ninguna otra empresa o negocio puede estar registrado legalmente con ese mismo nombre, de esta forma se puede identificar y diferenciar del resto. Aunque es muy fácil confundir la razón social con el nombre comercial que le das a tu negocio y, aunque pueda parecer, no son los mismo.

Diferencias entre nombre comercial y razón social

Ya lo hemos dicho y la razón social y el nombre comercial no son lo mismo. La razón social de un autónomo es el nombre del propietario con apellidos, DNI y NIE mientras que el nombre comercial es el que le has puesto a tu negocio y por el que se le conoce.

El nombre comercial es el nombre del negocio y la razón social del autónomo es tu nombre e identificación personal. En el caso de las empresas, no es necesario que la razón social y el nombre comercial sean diferentes. Puedes usar un solo nombre sin ningún problema para temas oficiales y para el nombre de marca comercial.

Un buen ejemplo de ello es McDonald’s. Se conoce a la empresa por su nombre comercial (que ya e toda una marca referente), pero su razón social es diferente y en el registro aparece como Arcos Dorados en Estados Unidos y como Restaurantes McDonald’s Sau en España.

Nombre comercial y razón social en tu factura

La razón social es muy importante a la hora de hacerse las facturas. Esto de esta forma porque la ley es uno de los requisitos fundamentales para considerar una factura como apta para la Administración Pública. Es por ello por lo que para que tu factura sea válida tendrás que incluir la razón social.

En el caso de las empresas, el nombre comercial no se utiliza para representar a la empresa en las facturas. Al tratarse de un trámite administrativo, la Agencia Tributaria requiere la identificación con la razón social. Lo mismo ocurre con los autónomos, es importante añadir tu DNI, el NIE, tu nombre y apellidos.

Si no se añade la razón social (o se cambia por el nombre comercial en el caso de las empresas), la factura quedará invalidada. En cuanto al lugar en el que se debe incluir esta identificación es en la parte superior de la factura, junto a la dirección o domicilio fiscal. Si falta alguno de estos tres datos, la AEAT no aceptará la factura como válida. Es por eso por lo que es tan importante tener razón social.

Cómo hacer el cambio de razón social

La ley se adapta a las demandas del mercado, permite que cambies la razón social de tu empresa si lo crees necesario. Pero el cambio en la razón social del autónomo, como es lógico, no se puede dar. Esto es debido a que el DNI es único, personal y no se puede cambiar. Por tanto, tampoco la razón social del autónomo.

En el caso de las empresas, cuando el negocio evoluciona o se transforma suele necesitar un cambio de razón social. En este caso, al ser una persona jurídica, sí se puede cambiar la razón social. Para poder hacerlo, debes seguir el siguiente proceso:

  1. Solicitar, en el Registro Mercantil, la certificación Negativa de Denominación para poder verificar que el nuevo nombre que le quieres poner a tu negocio está disponible.
  2. Incluirlo en el cambio en los estatutos y pasar directamente a incluir el nuevo nombre en el Registro Mercantil de la localidad.
  3. Una vez registrada la modificación, hay que comunicar el hecho a la Seguridad Social y a la Agencia Tributaria presentando el modelo 036 acompañado de una copia de la escritura (el Número de Identificación Fiscal seguirá siendo el mismo).

Debes tener en cuenta que el cambio de nombre no obliga a tramitar una nueva licencia de apertura para el negocio ni firmar un nuevo contrato de alquiler, si lo hubiera. Tan solo será necesario comunicar la nueva razón social a los interesados.

Importancia de la razón social

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Se podría decir, en resumen, que la razón social para un autónomo es su identificación personal pero, para las empresas, es el nombre oficial en el registro. Es importante, por tanto, diferenciar entre razón social y nombre comercial.

Este último, es por el que se conoce a la empresa y se crea la marca y la razón social es como la entidad que no forma parte del ámbito público. Esta razón social es uno de los requisitos imprescindibles que deben incluirse en la factura, tanto para autónomos como para empresas y, en cambio, el nombre comercial no.

Por último, debes saber que la razón social se puede cambiar, no solo en el caso de las empresas, asegurando que el nombre nuevo está libre y registrándolo en tu localidad.