20 Ene ¿Qué tener en cuenta si quieres cambiar de gestoría?
Para muchos autónomos o PYMEs, lo normal es contar con los servicios de una gestoría para encargarse de algunos temas fundamentales como pueden ser el área fiscal-contable y/o el laboral. Sin duda alguna, este tipo de ayuda puede ser importante para el buen funcionamiento del negocio, así que es necesario estar completamente a gusto con el asesor y/o gestor que se haga cargo de estas tareas.
Normalmente, la mayoría de autónomos y empresas tienen problemas en la elección de la gestoría que se va a hacer cargo de sus temas financieros. Esto va a acabar generando incomodidad en la gestión y un deseo constante de cambiarse a una gestoría que sí ofrezca soluciones adaptadas a las necesidades reales de cada proyecto.
Por tanto, es habitual que surjan dudas sobre el momento perfecto realizar el cambio de gestoría. Algunas recomendaciones y puntos a tomar en cuenta antes de llevar a cabo la transición. Así que a continuación te ofrecemos una guía que te servirá de gran ayuda para cambiar de gestoría y así reducir los inconvenientes.
Factores por los que se quiere cambiar de gestoría
Existen una gran variedad de factores que pueden provocar que el empresario o autónomo se pregunte por el cambio de gestoría. Lo que deberá evaluar el nivel de conformidad con los servicios que recibes y colocar todo en la balanza antes de tomar una decisión. Pero, ¿cuáles son los asuntos que deberías tener en cuenta y que pueden resultar cruciales para el cambio? A continuación te los enumeramos.
- La gestoría no cumple con las expectativas que ofrecía en un principio.
- El precio del servicio se ha incrementado de forma exponencial, bajo el argumento de incluir servicios innecesarios o que no estaban planteados en la oferta inicial.
- No atienden tus solicitudes o, simplemente, ignoran las peticiones puntuales que se hacen sobre algún tema en particular.
- Incumplen con los plazos de entrega establecidos para la ejecución de las tareas que tienen bajo responsabilidad contractual, correspondientes al servicio que ofrecen.
- No son proactivos con respecto a las nuevas medidas legales o tributarias o la actualización de normas que pueden afectar a tu modelo de negocio.
- Carecen de un servicio integral y no generan ningún valor agregado mientras existen ofertas más completas en el mercado que son adecuadas a tus necesidades.
- Falta de compromiso, desinterés en la salud y un buen funcionamiento del modelo de negocios que maneja tu empresa.
- Han cometido faltas graves que derivaron en multas y pérdidas económicas, como presentar mal los impuestos, finiquito incorrecto a trabajadores, olvidar presentar las cuentas anuales, entre otros temas de vital importancia.
Cualquiera de las situaciones anteriores es indicador claro de que necesitas realizar un cambio de gestoría. Cuándo y cómo hacerlo es el tema en el que se presenta la mayoría de las dudas.
¿Qué tener en cuenta al cambiar de gestoría?
Una vez sepas que quieres cambiar de gestoría, debes saber que para las gestorías del área fiscal y contable, como las del área laboral, la mejor época para realizar el cambio será el primer trimestre del año. Una vez cerrado el ejercicio anterior y comienza el nuevo es mucho más simple donde terminan las responsabilidades de una empresa de gestoría e inician las del nuevo gestor contratado.
En caso de ser imposible hacerlo en este punto, será buena idea realizar la transición al comienzo de un trimestre, no importa cuál sea. Una de las recomendaciones principales es confiar las tareas fiscales y laborales a una misma empresa con la capaz de realizar una gestión integral.
Es una buena idea seguir una ruta clara de actuación para minimizar todas las posibles complicaciones que pueden derivarse de ese cambio. Algunas de las tareas que tendrías que tener en cuenta para llevar a cabo el cambio son las siguientes:
Realizar un primer contacto con la gestoría
Anúnciales que dejarás de trabajar con ellos y, por consiguiente, tienes necesidad de retirar toda la documentación correspondiente a tu empresa o servicios como autónomo, concretando una fecha adecuada para ambas partes.
Revisión completa de la documentación
Se debe realizar una revisión completa de la documentación que se está retirando para verificar que todo se encuentre como debe. Es importante, por tanto, disponer de una checklist que te ayude en esta tarea y te ayude a notar la ausencia de algún documento original.
Auditar el trabajo realizado
Antes de realizar el retiro completo de la documentación y finalizar la relación de servicio es imprescindible auditar el trabajo de la gestoría, considerando temas como la presentación de todos los impuestos, cuentas anuales, libros de actas, etc.
Existencia de tareas pendientes
Será imprescindible pautar una fecha para su entrega y aclarar las condiciones y responsabilidades correspondientes.
Revocar las autorizaciones
Será bastante probable que la empresa de gestoría tuviera acceso al Sistema Red de la Seguridad Social, una autorización para el sistema de Hacienda y otros organismos. Cuando la relación ha finalizado por completo, es imprescindible que se revoquen todas las autorizaciones y se entreguen credenciales a la nueva empresa.
Documentación necesaria para cambiar de gestoría
A la hora de hacer el cambio de gestoría tendrás que solicitar toda la información tuya que tenga en su poder, la cual es la siguiente:
- Documentos originales: escrituras, contratos, facturas, etc.
- Copia de impuestos presentados, nóminas, seguros sociales, etc.
- Contabilidad.
- Libros de facturas.
La documentación a solicitar variará en función del momento del año en el que pretendas realizar el cambio y de la situación en que se encuentra la gestión de la misma.